Quem trabalha com produção sabe da complexidade de organização e planejamento para que tudo saia perfeito na data programada. No entanto, por mais cuidados que o profissional tome, se houver alguma falha na logística em eventos ou a incapacidade de resolver questões emergenciais com eficiência, pode ter certeza de que o seu trabalho estará em risco.
Afinal, nenhum outro fator é tão importante como a logística no dia do evento. Pois, praticamente tudo vai depender do planejamento e da execução correta na montagem dos ambientes, na movimentação estratégica de pessoas e objetos, e na programação certa a ser seguida, entre outros detalhes.
Sendo assim, para evitar qualquer gargalo nessas etapas e garantir o sucesso que a sua produção precisa, confira, a seguir, algumas dicas de como trabalhar a logística em eventos. Vamos lá?
A logística em evento costuma funcionar de uma forma bem diferente e específica, se comparada com outros setores. Afinal, nesses casos, há datas e horários pré-definidos que precisam ser cumpridos, impreterivelmente.
Não dá, por exemplo, para atrasar a entrega dos equipamentos de mídia, como som, telão, cabos, microfones etc. Tudo depende desse planejamento impecável e, mesmo assim, ainda pode ser preciso contar com entregas emergenciais. E então, como resolver isso em cima da hora?É fundamental ter um plano muito bem elaborado de cada etapa e contar com equipes a todo vapor para garantir o sucesso da produção. Além disso, é preciso ter uma parceria com fornecedores e prestadores de serviços altamente qualificados e capacitados para atender a qualquer demanda — especialmente as mais urgentes.
Como fazer uma boa gestão e garantir o sucesso do evento?
Como dissemos, o segredo do sucesso de um evento se baseia em um planejamento impecável e em uma organização estratégica.
No entanto, para que isso seja possível e ajude a minimizar as possíveis falhas. É fundamental que você trabalhe com antecedência, tenha uma equipe capacitada, invista em consultorias especializadas e, principalmente, não erre na escolha dos seus parceiros e prestadores de serviço — especialmente aqueles que ficarão responsáveis pela logística.
Sendo assim, preparamos uma lista de dicas gerais que podem ajudá-lo nessa estratégia. Confira!
Crie um plano de todo o evento
Independentemente do segmento ou tamanho, um evento pode até surgir de ideias. Porém, só é realizado com sucesso por meio de um plano bem elaborado. Ou seja: é preciso tirá-lo da cabeça e colocá-lo no papel!
Dessa forma, com antecedência suficiente, desenhe um projeto de como deve ser o seu evento: qual o perfil do público, a estimativa do número de atendentes, o tema, a data e o local, os serviços que você pretende oferecer etc.
A partir desse planejamento, outras etapas surgirão até a execução das tarefas, como o orçamento necessário, a montagem de uma equipe, a programação, o contato com fornecedores e a assinatura de contratos, entre outros.
Trabalhe sempre com um checklist
O bom e velho checklist é sempre a ferramenta mais útil na mão de um produtor. Com ele, é possível assinalar as tarefas e necessidades de uma forma mais organizada. Para a logística em eventos, recomenda-se a criação de um checklist específico para as entregas, considerando as especificidades e características de certos itens.
Por exemplo, alimentos do coffee-break, certamente, não chegarão no mesmo veículo e horário que as tendas e estruturas dos ambientes. Sendo assim, é preciso ter um controle que ofereça mais atenção e rigidez a determinados fatores.
Delegue responsabilidades às equipes
Por mais experiente que você seja, um produtor sozinho é, humanamente, incapaz de cuidar de tudo e obter resultados perfeitos. O mesmo vale quando a equipe está desorganizada e sem planejamentos definidos.
A dica é separar as tarefas e designá-las a cada pessoa ou grupo. O mais indicado é trabalhar com metas e prazos integrados a toda a equipe. Por exemplo, enquanto alguém fica responsável por planejar e organizar o traslado dos participantes entre o hotel e o local. Outra pessoa se compromete a trabalhar junto com o fornecedor para cuidar da logística dos alimentos a serem servidos pouco tempo após a chegada dos participantes.
Busque fornecedores estratégicos
Com o último exemplo, é possível perceber como a logística em eventos é fundamental para que tudo se encaixe perfeitamente. Agora, imagine que, um dia antes, o fornecedor informe que alguns produtos se perderam, comprometendo a alimentação dos participantes.
Isso é apenas um dentre tantos problemas possíveis. Afinal, quando se trata de logística em eventos, é preciso estar preparado para qualquer ocasião emergencial. É nessas horas que mais dependemos de um parceiro com soluções para qualquer tipo de imprevisto — até aqueles que pareçam mais impossíveis de acontecer.
Ainda aproveitando o exemplo anterior, a única forma de solucionar esse problema a tempo é com um serviço de entrega emergencial, que envolva modais específicos — como motoboys ou avião.
A seguir, veja alguns exemplos do que um parceiro estratégico pode solucionar com a logística em eventos, para que você entenda melhor a importância desse fator.
Exemplos de logística em eventos
Estruturas
Por mais planejado que seu evento seja, a estrutura sempre estará suscetível a acontecimentos inesperados, como chuvas, ventanias, queda etc. Se isso ocorrer próximo à data da organização, só um bom fornecedor logístico será capaz de solucionar o problema;
Documentos
Imagine perder algum contrato importante ou documento para uma apresentação. Dependendo da ocasião, o parceiro logístico conseguirá resolver no mesmo dia;
Alimentos
Como mencionamos, a movimentação de alimentos é sempre mais delicada e, quando se trata de logística em eventos, em que é preciso atender a horários certos, a atuação do fornecedor também fará toda a diferença.
Esses são alguns exemplos de como a logística em eventos é fundamental, devendo ser bem planejada. Principalmente, operada de forma estratégica para garantir o sucesso da produção. Sendo assim, esperamos que todas as dicas acima sirvam de base para o seu planejamento e a sua organização, trazendo os resultados esperados.
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