Um bom gerenciamento de fornecedores é de grande importância para o negócio, pois assim sua empresa não corre o risco de ficar com produtos em falta no estoque. Assim consegue controlar os prazos de entregas e de pagamentos, efetuar boas negociações de preço, além de certificar possíveis erros em todos os processos.
Desse modo, a boa administração dos fornecedores está relacionada à produtividade de seu negócio. Assim, compreender a operação e a qualidade de cada fornecedor faz com que sua instituição consiga planejar melhor as tomadas de decisões operacionais e analisar se os fornecedores em questão poderão atender todas as suas necessidades.
Continue a leitura e conheça 7 dicas para melhorar o gerenciamento de fornecedores da empresa!
1. Elimine parcerias que não estão boas
O empreendedor não deve continuar com a base de fornecedores atuais apenas porque o processo seletivo foi bem preparado e eficiente. Nesse sentido, é preciso analisar o serviço oferecido diariamente e eliminar aqueles que não oferecem bons resultados.
Assim, você pode começar a substituir aos poucos os distribuidores mais complicados e testar soluções mais eficazes. Se a nova operação der certo, pode ser que seja legal contratar esses serviços.
Por outro lado, se são diversas as organizações que não estão conseguindo atender às suas solicitações. Então pode ser o momento de analisar a situação interna ou realizar uma nova solicitação, com a finalidade de otimizar os processos da organização.
2. Selecione bons fornecedores
A primeira estratégia para uma eficiente gestão de fornecedores é escolher bem. Não leve em consideração somente o preço, mas todo o conjunto. Leve em consideração os prazos, qualidade, benefícios e maneiras de pagamentos. Você precisa confiar nos distribuidores.
Então, o recomendado é que a seleção de fornecedores seja simples. Isso para conseguir conhecer melhor os aspectos da integração e ganhar mais poder de negociação. Entretanto, por essa razão, sempre insira novos fornecedores em suas planilhas, tenha um leque com bons fornecedores.
Lembre-se dos objetivos e métodos da sua organização quando for escolher bons fornecedores. Caso você queira elevar sua lucratividade, negocie os melhores valores. Se, por outro lado, desejar reduzir o prazo de entrega, leve isso em consideração na hora do contrato.
Além do mais, se seus atuais fornecedores não estão prestando um serviço com boa qualidade, pode ser o momento de encontrar novas parcerias.
3. Formalize as negociações
Não é recomendado ter processos muito demorados e complexos, tendo em vista que podem interferir no fornecimento da mercadoria necessária em um tempo ágil. Por outro lado, não ter uma documentação consistente também pode ser um desafio.
Nesse sentido, mesmo que as negociações tendam a ser efetuadas por telefone ou pessoalmente. É primordial colocar tudo no papel para evitar esquecimentos, desentendimentos ou diversas dúvidas aparecerem durante o percurso.
Dessa forma, não se esqueça de dar destaque para os pontos mais importantes e que possam ser diferentes dos contratos habituais. Depois que os processos caem em uma rotina, alguns detalhes podem passar despercebidos.
4. Estruture bem os processos de sua empresa
Conseguir ter um bom padrão de operação é primordial para economizar tempo. Reduzir processos desorganizados e garantir que tudo ocorra da melhor forma possível, do começo ao fim.
Caso você esteja perdido no meio de tantos documentos e precisa realizar retrabalhos constantes. Caso não saiba bem como solucionar isso, pare um pouco e delimite todo o seu processo. Elabore um fluxo de trabalho e analise se o seu projeto está fazendo sentido. Mude algumas pastas de posição, ajuste a ordem das tarefas, certifique se a atual maneira de cadastrar os fornecedores é a melhor.
Em seguida, repense e redesenhe, realize testes com cuidado para não interferir no processo e realize os ajustes necessários para que tenha o método mais eficiente.
5. Faça uso de um software para a gestão de fornecedores
Conseguir gerenciar muitos produtos, preços, documentos e prazos é uma grande responsabilidade e não existe muita margem para erros. Por esse motivo, considere a ideia de buscar alguns aplicativos para auxiliar você nessa tarefa.
Uma solução com elevado nível de automação vai ser de grande contribuição e, se achar que é necessário contratar uma organização de design de softwares, prossiga. Acredite no desenvolvimento de uma solução personalizada, já que é um excelente caminho para deixar tudo mais simples, ágil e seguro.
Nesse panorama, você garantirá, além de um design de interface mais próximo do cliente, mais facilidade nas atividades e relatório bem produzidos.
6. Mensure os resultados
Uma das tarefas primordiais para o gerenciamento de fornecedores é a efetuação de feedbacks a respeito dos resultados, problemas e chances de melhoria. Contudo, essa troca de informações é muito útil para otimizar a gestão de fornecedores.
Assim, sem o estudo prévio das informações a respeito dos resultados não é possível encontrar, demonstrar e definir os desafios enfrentados. Por esse motivo, a troca de dados não fica objetiva e efetiva.
Se o empreendedor apenas reclamar dos prazos efetuados, é normal que o seu fornecedor se desculpe e justifique o acontecido. Mas se o empreendedor conseguir mensurar todos os atrasos, ele passa a trabalhar com uma referência concreta e pode delimitar objetivos para minorar esses contratempos.
7. Cuide bem dos pagamentos
Toda organização apresenta recursos financeiros restritos e isso quer dizer que o capital de giro é uma grande preocupação para os investidores.
Assim como você precisa receber dos seus consumidores para realizar o pagamento de suas contas, seu fornecedor necessita que você efetue o pagamento para ele continuar entregando o que você precisa. Como não deseja que atrase a entrega de seus produtos, mantenha também os seus vencimentos em dia.
Em situação de algum imprevisto quanto à realização do pagamento, converse com ele. Por mais que não seja uma situação legal receber más notícias, é ainda pior ser surpreendido. Essa comunicação é essencial para que permaneça uma boa relação.
Portanto, o gerenciamento de fornecedores precisa ser encarado como uma tarefa estratégica. Isso porque não apenas ajudará a execução dos processos da distribuidora, como também proporcionará diversas vantagens competitivas e trará bons produtos para os clientes.
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