Quais as documentações necessárias para o transporte de cargas?

Para realizar o transporte de cargas legalmente, é preciso que as mercadorias estejam acompanhadas de seus respectivos documentos e notas, emitidos desde o fornecedor até o consumidor final.

Atualmente, com o avanço da informatização, a relação entre o fisco e os contribuintes tem se profissionalizado, e agora os documentos podem ser preenchidos e armazenados eletronicamente.

Atualmente, com o avanço da informatização, a relação entre o fisco e os contribuintes tem se profissionalizado, e agora os documentos podem ser preenchidos e armazenados eletronicamente.

A seguir, vamos apresentar as documentações necessárias para o transporte de carga. Continue a leitura para conferir!

Documentos para transporte de carga

Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)

A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é um documento obrigatório com emissão e armazenamento realizados de forma eletrônica, por isso sua existência é apenas digital. Ela tem por objetivo documentar uma ação de venda de mercadorias ou prestação de serviços. Assim, a validade jurídica é atestada pela assinatura digital do emitente, e a autorização é fornecida pelo órgão responsável da Unidade da Federação do contribuinte.

Portanto, a nota fiscal, além de ser uma das documentações necessárias para o transporte de carga, quando transmitida em meio virtual, facilita o acesso ao registro para o consumidor, emissor da nota e órgãos públicos. Além disso, aumenta a velocidade de circulação das informações.

Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)

Ele possibilita o acesso ao arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e também auxilia na comprovação de entrega para o cliente da sua mercadoria.

Desse modo, o DANFE é a representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), de forma que sua impressão jamais pode substituir esse primeiro documento — ele deve estar presente em todo o trajeto, até o local de entrega do item.

Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)

O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem a finalidade de documentar os serviços prestados na área de transporte de cargas interestaduais e intermunicipais.

Inclusive esse documento é produzido e armazenado eletronicamente, e sua validade jurídica, contábil e fiscal, são garantidas pela assinatura digital do emissor da carga e pela autorização de uso, concedida pela Receita Estadual —, antes da ocorrência do transporte.

Além disso, nos postos de fiscalização são requisitados os documentos referentes às mercadorias, e realizadas as consultas nos bancos de dados da Secretaria da Fazenda. Porém, no caso de serviço logístico intramunicipal, é necessário fazer uso da Nota Fiscal de Serviço de Transporte de Cargas, a qual é emitida somente quando o serviço prestado ocorrer dentro do mesmo município.

Em resumo, as documentações exigidas para o transporte de carga interestadual e intermunicipal é o CT-e, mas para o transporte intramunicipal é a Nota Fiscal de Serviço de Transporte de Cargas.

Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)

O DACTE diz respeito à representação gráfica do CT-e. Ele auxilia no rastreamento dos itens que estão sendo transportados e, normalmente, é utilizado para realizar a busca dos dados sobre o CT-e no portal da Secretaria de Fazenda (SEFAZ).

Mesmo se tratando da representação gráfica do documento anterior, é preciso esclarecer que um, não substitui o outro, de forma que para o controle fiscal, é o DACTE que vale na prática.

Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)

O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é emitido pelas transportadoras ou demais organizações que estejam presentes nas operações, cujo traslado seja realizado em automóveis próprios, ou mediante contratação de uma terceirizada responsável pelo transporte de cargas.

O MDF-e é gerado e armazenado eletronicamente, e tem como objetivo garantir maior rapidez nos registros em lote dos documentos fiscais que estejam em deslocamento. O objetivo é fazer com que os processos sejam padronizados por meio de um único documento, facilitando a fiscalização.

Portanto, ele deve ser gerado após o registro do CT-e, sendo válido em todo o território nacional.

Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)

Exigido desde 2014, esse documento auxilia na fiscalização aduaneira, já que nele se encontram informações detalhadas do processo de transporte. Deve estar impresso e nas mãos do motorista, a fim de que, caso seja necessário, auxilie nas buscas na base de dados da Secretaria da Fazenda.

Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)

O CRLV diz respeito ao registro do veículo, e é obrigatório para os proprietários de todos os automóveis. Também conhecido como licenciamento, ele comprova que as obrigações legais estão em dia, autorizando o veículo a transitar. Porém, ele só é liberado quando os seguintes impostos estão pagos:

  • IPVA;
  • seguro obrigatório (DPVAT);
  • taxa de renovação de licenciamento (necessário para a emissão do CRLV);
  • pagamento das multas de trânsito pendentes e já vencidas.

Sem isso, o motorista responsável pode ser parado pela fiscalização dos órgãos de trânsito e ter o transporte impedido. É importante lembrar que ele deve ser portado junto com a CNH (Carteira Nacional de Habilitação), na qual deve constar a habilitação do motorista de acordo com o veículo que está dirigindo.

Por exemplo, se o motorista é habilitado com a carteira B, ele não pode conduzir caminhões. Caso contrário, estará incorrendo em infração de trânsito.

Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)

Esse documento diz respeito ao seguro de responsabilidade civil por danos a terceiros causado na ação de transporte rodoviário de cargas. É de responsabilidade da empresa transportadora, e válido em todo o território nacional.

Caso seja acionado, o transportador deverá ser indenizado em acidentes com os veículos de transporte da empresa (capotagem, colisão, atropelamento, explosão, tombamento, incêndio, abalroamento, entre outros). É importante ressaltar que esse é um seguro obrigatório, e o transportador deve adquiri-lo mesmo que a empresa contratante tenha seguro próprio.

Para que servem os documentos de transporte de cargas?

Os documentos obrigatórios são necessários para o controle do transporte e conferência acerca das obrigações fiscais a serem cumpridas pelas empresas de qualquer espécie. Isso garante que estão em dia com o que a legislação exige para execução de suas atividades.

A elaboração desses documentos é fundamental para o estabelecimento do contrato logístico para transporte de carga, já que muitos deles são emitidos pela empresa contratante (como a NFe, DAFNE, entre outros), sendo necessário que estejam sempre estejam sempre com o responsável pelo transporte.

Qual a importância de manter os documentos de transporte de cargas sempre atualizados?

Para que os documentos sejam válidos, é preciso que eles estejam atualizados, ou seja, forneçam informações recentes e fidedignas a respeito da transportadora e suas operações. Por exemplo, não adianta dispor do seguro obrigatório se o prazo de vigência estiver expirado.

Para entender mais sobre o assunto, além das obrigações envolvidas de ambas as partes com o estabelecimento do contrato e, outras peculiaridades sobre como funciona o contrato logístico para transporte de carga, confira o nosso artigo sobre o assunto e tire suas dúvidas!

Quais as principais penalidades para quem não portar os documentos exigidos?

Caso o responsável pelo transporte de cargas não porte os documentos conforme a lei exige, ele poderá ser multado no valor de R$ 550 aproximadamente. Se o documento for especificamente o registro de transporte, sua não inscrição poderá acarretar uma multa de R$ 1,5 mil; se o registro estiver desatualizado ou suspenso, R$ 1 mil, e se o registro estiver cancelado, R$ 2 mil.

Caso o responsável pelo transporte não porte o seguro obrigatório, a multa inicial é de aproximadamente R$ 550. É fornecido um período de trinta dias para que o transportador apresente o documento e, caso o prazo expire e o seguro não seja apresentado, a penalidade poderá resultar na suspensão da atividade de transporte de cargas. A não apresentação do CT-e também poderá gerar multa e suspensão das atividades.

Além disso, caso o responsável pelo transporte crie obstáculos para que os órgãos competentes efetuem suas atividades, poderá receber multa de R$ 5 mil e o cancelamento do registro.

Vale destacar, ainda, que o Código Penal prevê pena de prisão para quem fornecer informações falsas, omiti-las ou se negar a mostrá-las. 

Então, para ter mais agilidade e eficiência no transporte, reduzir as chances de sofrer sanções por ferir obrigatoriedades fiscais e fazer com que tudo ocorra sempre de acordo com a legislação vigente, é fundamental que as transportadoras atentem para os cuidados com as documentações necessárias para o transporte de carga.

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