Confira 7 dicas para monitorar os KPIs na logística

Contar com bons indicadores é importante por diversos motivos. Esse cuidado reforça, por exemplo, a estratégia da empresa e ajuda a identificar gargalos que precisam ser neutralizados, corrigidos ou eliminados. Por isso, vale a pena saber como monitorar KPIs na logística.

São muitos os indicadores de logística, o que requer a habilidade de selecionar os mais adequados e colocar em prática o monitoramento. Também é importante entender como transformar esses KPIs em resultados reais para o setor de logística, aasim, garante vantagens para todo o negócio.

A seguir, explicamos 7 dicas para monitorar KPIs na logística e como usar essa abordagem para otimizar a gestão da sua empresa. Continue lendo!

1. Selecione um conjunto de indicadores

Primeiro, é preciso selecionar os indicadores realmente úteis para a área de logística e para a empresa. Não adianta monitorar o que não é útil, nem mesmo o que não tem relação com o objetivo que deseja atingir.

Há três questões importante para selecionar bons indicadores:

1. Como eles se relacionam com os objetivos do setor de logística?
2. Como eles contribuem para identificar gargalos e resolver problemas?
3. Como eles estão alinhados à estratégia da empresa?

Não há uma quantidade exata de KPIs que precisam ser monitorados, mas é importante focar nos que são realmente importantes. O número normalmente varia entre 5 e 12 KPIs.

2. Determine a frequência de levantamento

Outro ponto é estabelecer a frequência com a qual os KPIs serão monitorados. Isso pode variar bastante, de acordo com a mão de obra dedicada e as tecnologias usadas para o levantamento.

O ideal é que os indicadores sejam levantados mensalmente. Dessa maneira, os gestores podem avaliar o avanço (ou retrocesso) nos resultados de um mês para outro. Além de elaborar periodicamente relatórios para explicar o que tem ocorrido.

Quando os relatórios são levantados com espaçamentos longos, como de seis em seis meses, fica mais difícil identificar pequenos problemas. E mais, o tempo de resposta fica comprometido. Porque somente a cada seis meses será possível diagnosticar o problema e agir para solucioná-lo.

3. Adote tecnologias de ponta

Boas tecnologias ajudam a levantar indicadores de maneira mais rápida, pois muitas vezes totalmente automatizada. Isso significa que a equipe não precisa estar envolvida no operacional, fazendo o levantamento, apenas na análise dos dados finais.

Existem muitas tecnologias úteis à logística, como softwares de monitoramento de cargas e sistemas de controle de estoque. Essas ferramentas costumam contar com dashboards, isto é, painéis de controle que identificam e classificam as informações mais úteis.

É crucial selecionar as tecnologias certas e seus respectivos fornecedores. Na hora da pesquisa, vale a pena conhecer os softwares mais proeminentes no mercado, realizar testes gratuitos e conferir a reputação dos fornecedores.

4. Utilize o modelo de gestão à vista

Os indicadores não são de interesse apenas da alta administração, mas de toda a equipe. Pois todos são responsáveis pelos processos de logística, portanto, nada mais justo que compartilhar os indicadores com o time, ao menos os que não são confidenciais. O modelo de gestão à vista cumpre exatamente esse propósito.

Trata-se de um modelo gerencial, no qual o KPIs são dispostos em painéis localizados em pontos estratégicos da empresa, visíveis aos colaboradores, como a sala de reuniões. Os indicadores serão levantados e permitem que todos os envolvidos se mantenham atualizados.

O modelo de gestão ajuda criar um senso de transparência, pertencimento e responsabilidade, além de ajudar no engajamento do time de profissionais.

5. Identifique os gargalos existentes

Definir os tipos de KPIs na logística serve a um propósito: identificar gargalos. “Gargalo” é tudo que impede o cumprimento dos resultados. Por exemplo, um processo de logística repleto de atrasos, que demora mais que a média, é um enorme gargalo.

Os números obtidos com os indicadores ajudam a identificar problemas que ainda não são tão perceptíveis, mas que podem prejudicar bastante o processo de logística. Por melhor que ele seja, sempre existe um ou outro gargalo. São eles que impedem que as tarefas diárias sejam realmente rápidas, precisas e rentáveis. Ao identificar um problema, é possível aprimorar a logística.

6. Estabeleça metas para a empresa

O KPI na logística é um instrumento indispensável para a definição de boas metas. Os indicadores oferecem informações atuais da empresa, garantindo metas realistas e desafiadoras, capazes de levar o time de logística à direção correta.

Portanto, é importante utilizar os atuais relatórios de indicadores para criar novas metas. Por exemplo, se o custo de transporte está muito elevado, é necessário definir metas de custo desejado, depois traçar um bom plano e colocar tudo em prática.

Um bom padrão para verificar se uma meta está bem construída é o SMART: a meta deve ser Específica, Mensurável, Alcançável, Relevante e Temporal (com tempo bem definido). É importante ter o cuidado de detalhar as metas para o time, explicar como esses horizontes beneficiam a logística e tornam a empresa mais competitiva.

7. Comprometa-se com a melhoria contínua

Use cada KPI na logística para monitorar a evolução dos processos, verificar a eliminação dos problemas encontrados e acompanhar o cumprimento das metas. Os indicadores servem de base para o processo de melhoria contínua.

São eles que determinam o status quo do processo de logística, isto é, o estado atual das coisas. Assim os números identificados com os KPIs devem ser encarados como primeiro passo na tarefa de propor soluções para a cadeia logística da empresa.

Uma ferramenta interessante para promover a melhoria contínua é o ciclo PDCA. Trata-se de um ciclo com 4 fases: planejar a melhoria que deve ser feita; executar o plano; checar os resultados alcançados e agir corretivamente.

Com você pôde perceber, monitorar KPI na logística envolve diferentes etapas. Isso tudo começa com a seleção dos indicadores adequados à empresa e a periodicidade definida para o processo de monitoramento. Vimos que também é importante encarar os KPIs como meios de manter o time informado, definir metas desafiadoras e melhorar a logística.

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