Atuar na gestão de logística provoca sempre o questionamento: como diminuir os custos? Para tal dúvida, os profissionais da área podem ter respostas que englobam diversas direções, sendo uma delas a auditoria de cargas.

auditoria de cargas

Por se tratar de uma das principais atividades existentes no procedimento logístico de uma empresa, a auditoria de frete exige alguns esforços da equipe, visto que a prática causa impacto direto no gerenciamento de valores.

Afinal, o que é auditoria de cargas e como ela funciona? Quando o procedimento deve ser realizado e quais são seus benefícios? Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

Qual é o conceito de auditoria?

Primeiramente, a prática está associada à gestão de transportes. Sua função é realizar uma avaliação técnica aprofundada em relação ao impacto dos custos com carregamentos no faturamento do negócio, visto que o aumento pode ocorrer por diferentes motivos (e não apenas pelo acréscimo da tarifa).

Assim, a auditoria é conceituada como a atividade encarregada de conferir as faturas enviadas pelos transportadores e tem como objetivo a identificação de possíveis divergências. Por esse processo, é possível reconhecer duplicidade, equívocos e cobranças de serviços não efetuados.

Assim, podemos afirmar que tal atividade consiste em uma maneira de identificar falhas no processo e permitir a regularização de cada uma delas. Portanto, a auditoria de cargas ajuda a controlar os gastos, otimizando o relacionamento com transportadoras, clientes e fornecedores.

Como a auditoria de cargas funciona?

A principal finalidade é impedir o pagamento de valores excessivos pelas cargas. Assim, para que funcione corretamente, é preciso ter alguns cuidados que aprimorem o processo. Então, a seguir, veja quais são eles.

Faça conferências periodicamente

Segundo o acordo estabelecido em contrato, as transportadoras enviam as pré-faturas para a empresa. Assim sendo, o ideal é que a conferência desses documentos ocorra logo na chegada, para evitar erros.

Conteste as divergências

Todos os erros identificados necessitam ser assinalados e justificados pela transportadora. É comum usar cálculos baseados na tabela de preços adotada ou se informar quanto aos descontos resultantes de extravios, atrasos ou avarias se a multa for prevista no contrato.

Invista em tecnologia

Inegavelmente, a tecnologia é usada cada vez mais como uma grande aliada das empresas. Isso porque os sistemas de informação automatizam os processos, reduzem os erros e aumentam a segurança das informações.

Consequentemente, a organização pode dispor de soluções com a funcionalidade dessa auditoria. Assim, não haverá necessidade de realizar a conferência manualmente, sendo esse um processo lento e sujeito a falhas.

Certamente, o uso do sistema de informação TMS, desenvolvido exclusivamente para a gestão de transportes, é fundamental para assegurar que os valores repassados estejam adequados aos serviços prestados.

Quando e por que realizá-la?

Atualmente, a auditoria deve ser realizada todos os dias e de maneira eficiente, evitando erros que possam levar a empresa a ter grandes prejuízos.

Assim como todas as auditorias, a auditoria de cargas exige dedicação e esforço por parte da equipe logística. Isso se deve ao grande volume de CTes movimentados e à complexidade das tabelas de cargas.

Tais fatores causam efeito direto na eficácia das operações, pois qualquer descuido pode provocar grandes prejuízos para a organização. Desse modo, é preciso compreender como a auditoria é indispensável para aumentar o controle ao descobrir e corrigir erros.

Um dos motivos para realizar a auditoria de cargas é evitar as divergências. Portanto, é necessário atentar às possíveis falhas no envio de documentos e cobranças das transportadoras contratadas. Você também deve detectar às principais origens das divergências, que são muito comuns e causam preocupações. Então, veja algumas delas:

  • reajuste automático da tabela de cargas;
  • não adoção do preço de cotação;
  • carga calculada fora da tabela negociada;
  • cobrança em duplicidade;
  • cobrança por serviços não prestados;
  • erros de dimensionamento, pesagem e cubagem.

Além disso, a auditoria de carga é extremamente importante na gestão de transportes de uma companhia — principalmente para controlar os gastos. Assim, existem alguns motivos para que a empresa opte por ela, como a automação das rotinas, a otimização dos processos, a redução de erros e, ainda, a minimização dos custos. Confira, abaixo, mais alguns pontos que justificam sua realização.

Controle centralizado dos processos

Por meio do uso de um sistema para gestão de transportes, é possível ter um controle total sobre as autorizações para pagamentos e operações, ou seja, todas as informações necessárias podem ser reunidas em uma única base. Dessa maneira, esse controle centralizado auxilia na contratação das transportadoras, nas tomadas de decisões e na agilidade nos processos.

Otimização das entregas

Com a auditoria de cargas, ocorre o aprimoramento da gestão de transportes, o que aumenta a qualidade das operações. Assim, a eficiência dos prazos de entrega e a satisfação dos clientes, se necessário, também podem apontar alternativas e soluções para melhorias.

Análise mais precisa das informações

A partir da tecnologia adequada, pode-se aproveitar a base de dados para analisar e mensurar o processo com a possibilidade mínima de erros. Inclusive, a instituição tem a chance de fazer a análise do histórico e a simulação de cálculos, o que é útil na busca por melhores custos e futuras negociações.

Facilidade na Troca Eletrônica de Dados (EDI) e maior controle financeiro

A auditoria possibilita o compartilhamento de arquivos de forma rápida com as transportadoras, além de notas embarcadas, recebimento de faturas de cargas e conhecimento emitido.

Como dito, com essa prática, há uma maior possibilidade de controle das finanças, gerando mais lucros e economia. Pois por meio dela, possivelmente haverá mais eficiência no controle de saldos por transportadora e nas demais operações.

Quais são os benefícios dessa prática?

Conheça alguns benefícios que a auditoria propicia:

  • centralização dos processos;
  • precisão na análise das informações;
  • otimização das entregas;
  • simplicidade na troca eletrônica de dados;
  • controle sobre as finanças;
  • roteirização aprimorada
  • aperfeiçoamento dos embarques;
  • organização do processo de BID;
  • simulação de novas opções de cargas;
  • melhor organização do pátio de veículos e do processo de coletas e entregas.

Enfim, a auditoria de cargas tem sido um processo cada vez mais necessário na logística, pois controla custos, identifica (e corrige) erros na gestão de valores ou processos e, consequentemente, reduz os gastos. Portanto, trata-se de uma das maneiras mais eficientes e simples de melhorar a qualidade dos transportes.

Gostou deste artigo? Então, que tal conhecer um pouco mais sobre os indicadores de logística? Boa leitura e até a próxima!