Um dos grandes temas que envolve o mundo dos negócios atualmente é o de compliance. Não apenas grandes empresas, como também médias e pequenas estão desenvolvendo ações e práticas para atenderem ao compliance empresarial.
Este tema é de extrema importância, pois em um cenário de alta competitividade e busca de diferenciais de mercado, as empresas devem ficar atentas para todas as variáveis que possam impactar o crescimento do seu negócio.
Por isso, este artigo pretende explicar o que é compliance e sua importância para as empresas, bem como os seus principais pilares de sustentação. Além disso, esclarecer como elaborar e implementar um programa de compliance na sua empresa.
Como surgiu o compliance?
A origem do termo compliance vem do inglês “to comply”, que traduzindo significa “estar em conformidade”, “cumprir com”. Ou seja, deve ser entendido como uma conformidade com leis, regulamentos externos e internos, padrões éticos e de condutas.
De acordo com Arthur Bobsin, advogado especialista em Direito Administrativo, o compliance surgiu com a criação do Banco Central dos Estados Unidos (Fed), no começo do século XX. Com o intuito de tornar o ambiente financeiro mais seguro, flexível e estável.
Por volta dos anos 1970, foi instituída a Lei Anticorrupção Transnacional nos Estados Unidos (EUA). De fato, esta lei cuidou de estabelecer pesadas penas para empresas americanas envolvidas em atos de corrupção no exterior.
A partir desse fato, as empresas passaram a utilizar as práticas de compliance para obter uma melhor aceitação nos mercados americano e internacional. Assim como melhorar a sua imagem junto a população americana, em termos gerais.
No Brasil, o termo passou a ser empregado a partir de 1992, com a abertura do mercado nacional para as empresas estrangeiras. Sem dúvida, com a alta competitividade existente entre as companhias transnacionais, o país precisou adequar-se ao combate à corrupção.
Depois disso, o termo voltou a entrar em pauta face aos diversos escândalos de corrupção em empresas públicas e privadas na última década.
Assim, tornou-se essencial a promulgação da Lei n. 12.846/2013, a lei Anticorrupção e sua posterior regulamentação com o decreto 8.420/2015.
Para que serve o compliance em uma organização?
De uma maneira simples, a implementação do compliance em uma organização consiste em definir regras e procedimentos para assegurar a conformidade com:
● A governança corporativa;
● Os padrões de conduta ética;
● Os controles internos e externos.
Desse modo, o propósito maior do compliance é evitar problemas no futuro, com a adoção de práticas para cumprir as normas e leis, ou seja, estar em conformidade legal. Além disso, compliance também visa assegurar relações éticas e transparentes nas empresas.
Com isso, é fácil perceber que os maiores benefícios obtidos com a adoção dessa prática em uma organização são:
- Fortalecer uma imagem positiva da empresa;
- Aumentar a credibilidade do negócio;
- Aprimorar a governança corporativa e a captação de parceiros no mercado;
- Atrair mais investimentos por ser mais valorizada no mercado financeiro;
- Obter maior potencial para a atração e retenção de talentos;
- Diminuir os riscos de dificuldades jurídicas, financeiras e legais;
- Permitir que as ações da empresa se tornem transparentes, justas e sustentáveis;
- Fortalecer a cultura organizacional;
- Preservar a integridade da companhia.
É interessante destacar que as ações de compliance servem para muitas áreas e, por isso, existem alguns tipos diferentes de compliance, tais como:
● Tributário;
● Empresarial;
● Fiscal;
● Trabalhista;
● Socioambiental.
Conheça os pilares de sustentação do compliance
De forma a implementar o compliance com efetividade, determinados fundamentos devem ser considerados. Um programa de compliance ou integridade envolve todas as áreas de negócio e também de apoio da empresa. Abaixo listamos os componentes, ou pilares mínimos de um bom programa de compliance.
1.º – Comprometimento da alta direção da empresa com o programa de compliance
Tudo começa com a adesão dos executivos de todos os níveis da empresa, para que o programa tenha legitimidade e sirva de estímulo para todos os envolvidos no processo.
2.º – Mapeamento e gestão de riscos
Os riscos de qualquer negócio estão diretamente ligados ao não cumprimento de leis e normas éticas. Por isso, é fundamental uma avaliação a partir de um mapeamento dos riscos que envolvem a empresa.
3.º – Código de Conduta e Ética, Políticas e Procedimentos
É preciso desenvolver um documento formal para apresentar os padrões de conduta da empresa, que devem contemplar a política de integridade e transparência adotada.
Sem dúvida, o código de conduta assegura a formação de uma cultura organizacional baseada nos princípios de integridade e ética. Além de aumentar a competitividade no mercado. Por isso, já é tida como cultura organizacional de compliance.
Um código de conduta ética tem o papel de servir como orientador maior das condutas de todos os envolvidos com a organização. Nesse sentido, busca estabelecer meios para melhorar os relacionamentos tanto internos quanto externos.
Além de funcionar como importante instrumento para solucionar conflitos de interesses e alinhar os objetivos da organização com a comunidade em seu entorno.
Salientamos que os controles internos são fundamentais para evitar a ocorrência de riscos, de natureza regulatória ou de reputação. De fato, permitem que a gestão possa acompanhar a conformidade da empresa em termos de obrigações externas e código de conduta.
Nesse sentido, os sistemas informatizados facilitam o processo, pois permitem maior rapidez e facilidade para obtenção de informações em tempo real para o controle interno.
4.º – Comunicação e treinamento
A adoção de práticas de compliance só fazem sentido se forem amplamente conhecidas por todos os envolvidos com a empresa. Pois, para colocar em prática, devem entender a mudança e qual é o papel a ser desempenhado por cada um.
Desse modo, os treinamentos são de grande importância e devem ser realizados periodicamente, visando garantir o processo de mudança, adaptação e aprimoramento.
Saiba que é preciso ter um cuidado muito especial com a implementação de um programa de compliance desde seus momentos iniciais. Isso porque se as ações de divulgação e conscientização não forem constantes e consistentes, os resultados não serão alcançados.
Principalmente, porque todo processo de mudança afeta o clima organizacional e se os funcionários sentirem o programa como uma ameaça, o resultado tende a não ser positivo. Portanto, é fundamental que seja bem divulgado e conhecido por todos desde o início.
5.º – Canais de denúncia e investigações internas
Esta é uma ferramenta importante para a prática de um programa de compliance, já que assegura a existência de um canal para receber denúncias e realizar investigações a respeito de irregularidades ocorridas na empresa.
Para os clientes, parceiros, colaboradores, fornecedores e comunidade é uma forma para se manifestarem com segurança, sem medo de represálias. Inclusive, dependendo da situação, podem oferecer provas ou indicativos para chegar aos responsáveis.
Além disso, um canal de denúncia e investigações funciona como um meio de assegurar o cumprimento do programa de compliance no ambiente empresarial. Este evidencia o comprometimento da direção com a assertividade dessa prática implementada.
6.º – Due diligence
No mundo corporativo, em diversas ocasiões, há a necessidade de realizar uma análise minuciosa. Em operações como fusões e aquisições ou realização de aportes financeiros em empresas privadas, por exemplo, esta análise demanda uma investigação conhecida como due diligence.
Esta diligência combina pesquisas, auditorias, análises e diagnósticos com o objetivo de averiguar se uma empresa está cumprindo corretamente suas obrigações nas áreas jurídica, financeira, contábil, trabalhista, ambiental, entre outras e se adota as melhores práticas de GRC (Governança, Riscos e Conformidade).
No entanto, a due diligence não se restringe apenas às operações mencionadas acima. Tal prática passou a ser também recomendada para avaliar potenciais parcerias comerciais e contratações de fornecedores, a fim de prevenir futuros problemas. A profundidade da due diligence pode depender do tipo de negociação a ser firmada, podendo ser mais ou menos detalhada, demandando ou não uma auditoria de documentos da empresa avaliada.
7.º – Auditoria e monitoramento
A partir da auditoria e monitoramento constante é possível manter a assertividade do programa de compliance. Desta forma, assegura a conformidade legal e o cumprimento do código de conduta ética adotado.
Além de permitir com facilidade a detecção de qualquer tipo de irregularidade, que venha a comprometer os negócios e a imagem da empresa no mercado.
Como implantar um programa de compliance na prática?
De uma maneira simples, para implantar um programa de compliance na sua empresa, é necessário seguir os seguintes passos:
1.º – Engajar e ter o comprometimento da a alta administração;
2.º – Estruturar a área de Compliance e constituir o Comitê de Compliance;
3.º – Realizar o mapeamento dos riscos de compliance na empresa;
4.º – Elaborar o código de conduta ética, as políticas e procedimentos de apoio, de linguagem acessível e com clareza;
5.º – Criar o canal de denúncias, dando condições para que as inconformidades possam se relatadas, sem medo de punições e perseguições;
6.º – Informar aos funcionários da necessidade e importância de seguir os padrões de conduta estabelecidos no código elaborado e treiná-los com base nas políticas a serem adotadas;
7.º – Realizar o mapeamento de processos internos, auditorias e adaptação de processos;
8.º – Monitorar, gerenciar e aprimorar continuamente o programa e os processos de Compliance.
Entenda o papel do Comitê de Compliance em um programa
Saiba que o Comitê de Compliance é o órgão responsável por todo o processo de desenvolvimento, divulgação e implementação de um programa de compliance. Sua composição pode envolver diversos profissionais tanto internos quanto consultores externos.
O papel do Comitê é manter as normas e regras sempre atualizadas, bem como o código de conduta ética, além de promover ações de conscientização de todos os envolvidos. Também é papel do Comitê atender denúncias e propor correções de falhas e riscos.
O Comitê de Compliance também é conhecido das seguintes formas:
● Comitê de Ética;
● Comitê de Conduta Ética;
● Comitê de Auditoria;
● Comissão de Compliance.
Para desempenhar o seu papel, o Comitê de Compliance usa de alguns indicadores, essenciais para sinalizar a assertividade do programa e de sua implementação. Visto que o monitoramento requer meios mais específicos para evidenciar os resultados.
Ao monitorar os indicadores apresentados a seguir, é possível entender como o programa de compliance está realmente funcionando na prática:
● Treinamento fornecido x planejado;
● Testes realizados x planejados;
● Resultados dos exames reguladores;
● Avaliação de monitoramento do programa implementado;
● Canal de denúncias;
● Sistema personalizado;
● Revisão de auditoria;
● Pagamento de indenização.
Com o objetivo de gerar valor e fortalecer a cultura organizacional, a Prestex está implantando o Programa de Compliance. Durante este processo, contamos com o apoio da equipe de profissionais muito competentes e experientes da consultoria T4.
A Prestex acredita que estar em conformidade é responsabilidade de todos, e que as organizações precisam estar atentas a esse tema.
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