No transporte de cargas no Brasil, a eficiência e o cumprimento das normas legais dependem diretamente da correta emissão, gestão e acompanhamento das documentações para o transporte de carga. Esses documentos são fundamentais em todas as etapas da cadeia logística, desde o ponto de origem do fornecedor até a entrega ao cliente final, garantindo segurança, transparência e conformidade com a legislação.
Com a transformação digital, o processo de documentação tornou-se mais ágil e seguro. A informatização permite que a documentação fiscal e operacional seja emitida, gerenciada e monitorada eletronicamente, estabelecendo uma comunicação mais eficiente entre os operadores logísticos e o fisco. Isso reduz o risco de erros e acelera o fluxo de informações.
A seguir, você vai conhecer as principais documentações para o transporte de carga exigidas no Brasil e entender como elas garantem uma operação eficiente e dentro dos parâmetros legais.
Para que servem os documentos de transporte de cargas?
As documentações para o transporte de carga têm uma função essencial: garantir que todas as operações de transporte sejam realizadas em conformidade com a legislação vigente. Esses documentos são utilizados para controlar o fluxo de mercadorias, assegurar o cumprimento das obrigações fiscais e comprovar que a empresa está operando de forma regular e transparente.
Ao manter a documentação em dia, as empresas demonstram que estão alinhadas às exigências legais, evitando multas, penalidades e complicações jurídicas. Além disso, a correta gestão da documentação permite que os órgãos de fiscalização verifiquem facilmente se todas as normas estão sendo seguidas, garantindo segurança e confiabilidade em toda a operação logística.
A elaboração desses documentos é fundamental para o estabelecimento do contrato logístico para transporte de carga, já que muitos deles são emitidos pela empresa contratante (como a NFe, DAFNE, entre outros), sendo necessário que estejam sempre com o responsável pelo transporte.
Documentos necessários para transporte de carga
Para que você possa conhecer bem os documentos necessários para realizar suas entregas e não sofrer penalidades, preparamos um pequeno guia.
Nota Fiscal Eletrônica (NF-e)
A Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) é uma das principais documentações para o transporte de carga no Brasil. Trata-se de um documento obrigatório, emitido e armazenado de forma totalmente digital. Sua função é registrar oficialmente uma transação de venda de mercadorias ou a prestação de serviços, garantindo a validade jurídica por meio da assinatura digital do emitente e da autorização fornecida pelo órgão fiscal competente da Unidade da Federação do contribuinte.
Uma das grandes vantagens da NF-e é a agilidade que ela proporciona. Como é transmitida em meio virtual, o acesso ao registro é facilitado para o consumidor, o emissor e os órgãos públicos, permitindo uma verificação mais rápida e segura. Além disso, a digitalização da nota fiscal acelera o fluxo de informações e reduz o risco de extravio ou perda do documento.
Como uma das principais documentações para o transporte de carga, a NF-e assegura que as operações estejam em conformidade com a legislação fiscal, garantindo transparência e segurança para todas as partes envolvidas.
Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE)
O DANFE possibilita o acesso ao arquivo digital da Nota Fiscal Eletrônica (NFe) e auxilia na comprovação de entrega para o cliente da sua mercadoria.
Desse modo, o DANFE é a representação gráfica da Nota Fiscal Eletrônica (NFe), de forma que sua impressão jamais pode substituir este primeiro documento — ele deve estar presente em todo o trajeto, até o local de entrega do item.
Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e)
O Conhecimento de Transporte Eletrônico tem a finalidade de documentar os serviços prestados na área de transporte de cargas interestaduais e intermunicipais.
Inclusive esse documento é produzido e armazenado eletronicamente, e sua validade jurídica, contábil e fiscal são garantidas pela assinatura digital do emissor da carga e pela autorização de uso, concedida pela Receita Estadual, antes da ocorrência do transporte.
Além disso, nos postos de fiscalização, são requisitados os documentos referentes às mercadorias, e realizadas as consultas nos bancos de dados da Secretaria da Fazenda.
No caso de serviço logístico intramunicipal, é necessário fazer uso da Nota Fiscal de Serviço de Transporte de Cargas, que é emitida somente quando o serviço prestado ocorrer dentro do mesmo município.
De modo simplificado, as documentações exigidas para o transporte de carga interestadual e intermunicipal é o CT-e, mas para o transporte intramunicipal é a Nota Fiscal de Serviço de Transporte de Cargas.
Documento Auxiliar do Conhecimento de Transporte Eletrônico (DACTE)
O DACTE diz respeito à representação gráfica do CT-e. Ele contribui para o rastreamento dos itens que estão sendo transportados e, normalmente, é utilizado para realizar a busca dos dados sobre o CT-e no portal da Secretaria de Fazenda (SEFAZ).
Mesmo se tratando da representação gráfica do documento anterior, é preciso esclarecer que um não substitui o outro. Para o controle fiscal, é o DACTE que será exigido.
Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (MDF-e)
O Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais é emitido pelas transportadoras ou demais organizações que estejam presentes nas operações, cujo traslado seja realizado em automóveis próprios, ou mediante contratação de uma terceirizada responsável pelo transporte de cargas.
O MDF-e é gerado e armazenado eletronicamente e tem como objetivo garantir maior rapidez nos registros em lote dos documentos fiscais que estejam em deslocamento. O objetivo é fazer com que os processos sejam padronizados por meio de um único documento, facilitando a fiscalização.
Portanto, ele deve ser gerado após o registro do CT-e, sendo válido em todo o território nacional.
Documento Auxiliar do Manifesto Eletrônico de Documentos Fiscais (DAMDFE)
Exigido desde 2014, esse documento auxilia a fiscalização aduaneira, já que nele se encontram informações detalhadas do processo de transporte. Deve estar impresso e nas mãos do motorista, a fim de que, caso seja necessário, auxilie nas buscas na base de dados da Secretaria da Fazenda.
Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo (CRLV)
O CRLV diz respeito ao registro do veículo, e é obrigatório para os proprietários de todos os automóveis. Também conhecido como licenciamento, ele comprova que as obrigações legais estão em dia, autorizando o veículo a transitar.
O CRLV do ano vigente só é liberado quando as seguintes taxas estão pagas:
- IPVA;
- seguro obrigatório (DPVAT);
- taxa de renovação de licenciamento (necessário para a emissão do CRLV);
- pagamento das multas de trânsito pendentes e já vencidas.
Sem esse documento, o motorista responsável pode ser parado pela fiscalização dos órgãos de trânsito e ter o transporte impedido.
É importante lembrar que ele deve ser portado junto com a CNH (Carteira Nacional de Habilitação), em que deve constar a habilitação do motorista de acordo com o veículo que está dirigindo.
Por exemplo, se o motorista é habilitado com a carteira B, ele não pode conduzir caminhões. Caso contrário, incorrerá em infração de trânsito.
Responsabilidade Civil do Transportador Rodoviário de Cargas (RCTR-C)
Esse documento diz respeito ao seguro de responsabilidade civil por danos a terceiros causado na ação de transporte rodoviário de cargas. É de responsabilidade da empresa transportadora, e válido em todo o território nacional.
Caso seja acionado, o transportador deverá ser indenizado em acidentes com os veículos de transporte da empresa (capotagem, colisão, atropelamento, explosão, tombamento, incêndio, abalroamento, entre outros). É importante ressaltar que esse é um seguro obrigatório, e o transportador deve adquiri-lo mesmo que a empresa contratante tenha seguro próprio.
Qual a importância de manter os documentos de transporte de cargas sempre atualizados?
Manter as documentações para o transporte de carga sempre atualizadas é fundamental para garantir a legalidade e a eficiência das operações logísticas. Documentos em dia asseguram que todas as informações sobre a carga — como origem, destino, natureza e volume — estejam precisas e em conformidade com as regulamentações vigentes. Isso não só atende às exigências legais dos órgãos de fiscalização, mas também facilita a passagem rápida por pontos de controle, evitando atrasos e penalidades.
Além de garantir a conformidade legal, documentos devidamente preenchidos e atualizados são essenciais para proteger a empresa em caso de disputas legais ou sinistros de carga. Eles funcionam como prova de propriedade e responsabilidade, garantindo que todas as partes envolvidas estejam cientes dos termos e condições do transporte.
Na prática, manter as documentações para o transporte de carga atualizadas também contribui para uma gestão logística mais eficaz. Isso permite que os gestores acompanhem o trajeto da carga em tempo real, identifiquem possíveis problemas e planejem soluções rapidamente.
A Prestex, como especialista em transporte multimodal, valoriza a precisão e segurança na gestão documental, utilizando tecnologias avançadas para monitorar e otimizar todo o processo. Dessa forma, garantimos que nossas operações sejam sempre transparentes, seguras e em conformidade com as melhores práticas do mercado.
Quais as penalidades para quem não portar os documentos exigidos?
Ao realizar o transporte de cargas por terceiros com remuneração, é imperativo que o transportador esteja plenamente em conformidade com a legislação vigente para evitar penalizações severas. Dentre as infrações passíveis de penalidade estão:
- Transportadores que estiverem com documentação não conforme com as normativas legais ou que estejam sem os documentos obrigatórios estarão sujeitos a uma multa de R$550,00.
- A falta de informações obrigatórias no Conhecimento de Transporte Eletrônico (CT-e) resultará em uma multa no mesmo valor de R$550,00.
- O veículo deve possuir identificação visível do código do Registro Nacional de Transportadores Rodoviários de Cargas (RNTRC). Irregularidades ou a falta dessa identificação implicarão em uma multa de R$550,00.
- Caso o veículo de carga não esteja devidamente cadastrado na frota do transportador, há a aplicação de uma multa de R$750,00, além da suspensão do registro até que todas as exigências sejam satisfeitas.
- Transportar cargas com o registro vencido ou suspenso acarreta uma multa de R$1.000,00.
- A falta de inscrição no RNTRC gera uma multa de R$1.500,00.
- Em situações em que o registro se encontra cancelado, a multa aplicada será de R$3.000,00.
- Caso seja identificado que o transporte está sendo utilizado para atividades ilícitas, além do cancelamento imediato do RNTRC, será aplicada uma multa de R$3.000,00.
Além disso, caso o responsável pelo transporte crie obstáculos para que os órgãos competentes efetuem suas atividades, poderá receber multa de R$5.000,00 e o cancelamento do registro.
Vale destacar, ainda, que o Código Penal prevê pena de prisão para quem fornecer informações falsas, omiti-las ou se negar a mostrá-las.
Então, para ter mais agilidade e eficiência no transporte, reduzir as chances de sofrer sanções por ferir obrigatoriedades fiscais e fazer com que tudo ocorra sempre de acordo com a legislação vigente, é fundamental que as transportadoras atentem para os cuidados com as documentações necessárias para o transporte de carga.
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